Un logiciel de facturation est l’un des nombreux modules que peut contenir un ERP, le système d’information servant à la gestion et au suivi des opérations de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation? ?

La vie en entreprise est constituée de plusieurs activités de production, plus ou moins chronophages, telles que : les tâches administratives, les ressources humaines, la partie juridique (RSE), la comptabilité, la facturation ou encore les devis.

Une mauvaise gestion de ces tâches risque un débordement de travail et vous faire perdre en productivité.

C’est pourquoi il est important d’utiliser un logiciel de facturation adapté à votre entreprise. Celui-ci, après configuration, vous fera gagner du temps mais vous donnera également une vision globale de vos finances.

D’un simple coup d’œil, vous pouvez constater :

• Ce devis a-t-il été transformer en facture ?
• Cette facture est payée partiellement, quand est-il du solde ?
• Facture non réglée, envoyée une relance.
• Le client a-t-il bien reçu son devis ou sa facture ?
• Un transfert des factures clients directement à la comptabilité et évite ainsi la perte de document.

Nombreux sont les points que peux offrir le logiciel Odoo.

Dernier point mais non des moins négligeables, le logiciel de facturation permet à l’entreprise d’être en conformité face à la loi et cela en trois points:

• Le logiciel permet de garder des traces de vos documents comptables
• Le logiciel de facturation propose généralement des champs à remplir et destinés aux mentions obligatoires
• Les derniers logiciels de facturation sont soumis à la loi anti-fraude à la TVA.

Vous l’aurez compris cet ERP ne se limite pas seulement à la facturation. Ses fonctions comprennent la création de devis, l’édition de facture, la gestion de la clientèle, le service après-vente…

De façon pratique, en quoi se compose ce logiciel de facturation?

• En prérequis: sachez que de nombreuses applications n’ont pas la fonctionnalité de devis et ainsi propose un outil ne gérant que la facturation. Cette gestion des devis peut soit être inclus dans le module de facturation, soit dans un module de CRM. (Module qui fera l’objet d’un autre article)
• La première (principale) fonctionnalité : La création de facture
  Il sera nécessaire de retrouver les points suivants par un paramétrage adapté à votre entreprise, Odoo vous assistera dans cette démarche. Il est important que celui-ci soit réalisé correctement.
  • La date d’émission de la facture.
  • Le numéro de la facture.
  • La date de la vente ou prestation de service.
  • Identité de l’acheteur.
  • Le nom de votre entreprise.
  • L’adresse complète de l’entreprise.
  • Votre identifiant fiscale.
  • La désignation du produit ou du service fournit, sa quantité ou le nombre d’heure à y consacrer, le prix unitaire, le montant de la TVA ainsi que le montant net final à payer par votre client ;
  • La signature d’un responsable de votre entreprise ;
  • Votre cachet.
• Seconde fonctionnalité : La gestion de la clientèle et du service après-vente (CRM)
  Le logiciel ODOO permet de facilement le suivi de votre clientèle. Comment ? Tout simplement par la création d’une fiche client qui permet de centraliser les renseignements le concernant : Coordonnées, habitude de consommation, le chiffre d’affaires qu’il a engendré.... Dans quel but ? Tout simplement personnaliser vos offres par rapport aux dernières transactions effectuées avec ces clients et ainsi le fidéliser. Rendre plus fluide la gestion d’un SAV et obtenir une meilleure satisfaction de vos clients.
• Troisième fonctionnalité : Le tableau de bord.
  Le tableau de bord d’un ERP de facturation vous fournira une vue d’ensemble de toutes les opérations en un seul endroit : Devis, factures, en cours, absence de règlement, documents transmis ou non….
• Quatrième fonctionnalité : La comptabilité.
  Une option complémentaire que Odoo peut vous mettre en place. Associé au logiciel de facturation, les factures de ventes y seront directement intégrées, pas de perte de temps en réécritures et en transfert vers le comptable, ni de confusions parmi les divers logiciels de l’entreprise.
• Cinquième fonctionnalité : Le stock
  Fonctionnalité importante lorsque l’entreprise doit gérer un stock. Répondre facilement aux demandes de vos clients (Quantités, couleurs, taille ou format, réapprovisionnement…). Savoir quand passer commande auprès de vos fournisseurs. Sans compter sur l’inventaire.

Comment choisir votre logiciel de facturation ?

Vous avez toutes les cartes en main. Vous savez ce qu’est un logiciel de facturation, ce qu’il propose et aussi comment il fonctionne. Il est nécessaire de définir ce que doit contenir votre ERP, le choix doit être fait en rapport des besoins de votre entreprise. Odoo vous aidera dans cette démarche et ainsi adapter le logiciel à votre activité.