Un logiciel de facturation est une solution applicative utilisée principalement dans le domaine du négoce. Il facilite efficacement une partie ou l’ensemble des processus de facturation au sein des TPE, PME, mais aussi dans les multinationales.
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de facturation ?
En fonction des besoins de l’entreprise, le logiciel de facturation peut être agrémenté de nombreuses autres fonctionnalités. Ainsi, des impératifs fastidieux et prenants tels que la production des devis, le suivi des bons de commande à la facturation automatique et autres impressions peuvent être effectué. L’entreprise y gagne ainsi en temps et peut se focaliser sur son cœur de métier.
Mais avant de faire votre choix parmi la multitude de logiciels présents sur le marché, il est toujours bon de savoir ce que propose un logiciel de facturation, quelles sont ses fonctionnalités.
La base: le devis et la facturation
L’élaboration de devis et de factures sont les fonctions premières de tout logiciel de facturation qui se respecte. Ces deux documents vous permettent de suivre l’évolution de vos ventes, d’anticiper vos achats, de contrôler vos stocks, de suivre votre portefeuille client ou encore de personnaliser vos offres auprès de vos clients.
En optant pour un logiciel de facturation, vous gagnerez en automatisation de vos processus de la transformation du devis en bon de commande ou en bon de livraison et enfin sa conversion en facture. Cette automatisation permet de gagner et ainsi d’éviter les erreurs humaines de manipulation qui pourraient causer des préjudices à votre entreprise. Il va cependant de soit que chaque étape, du devis à la facturation, nécessite un contrôle ainsi qu’une validation humaine. Vous pourrez ainsi retrouver sur les factures générées par le logiciel les points essentiels. A savoir votre identification ainsi que celle de votre client, la nature de l’article ou du service, l’attribution d’un numéro unique à la facture, sa datation, le calcul des prix et les mentions obligatoires.
Les autres fonctionnalités
Outre la facturation, l’établissement de devis et le suivi du processus de transformation des devis en factures, les logiciels de facturation que proposent les différents ERP comme Odoo offre un panel d’outils qui peuvent optimiser grandement la gestion de votre entreprise. Il faut le savoir que ce type de logiciel ne se contente pas juste d’éditer vos factures mais il permet également le suivi de votre portefeuille client et le suivi des affaires à travers un workflow.
- Le suivi du portefeuille client. En passant par le logiciel de facturation, vous pouvez enregistrer des données concernant vos clients. Vous aurez ainsi à votre disposition leurs coordonnées, leurs habitudes d’achat, les remises et ristournes accordées ou encore le taux de la TVA en vigueur. Ces données peuvent vous servir à vous constituer une base de données exploitable. Ainsi, vous pourrez anticiper les prochains achats de vos clients mais également suivre votre stock en temps réel. Également à personnaliser vos offres en analysant les habitudes d’achat de vos clients. La reconnaissance du client et sa fidélisation impacteront sur votre chiffre d’affaires.
- Le suivi des affaires : Par la visibilité du tableau de bord, le logiciel de facturation, tel que Odoo, permet également un meilleur suivi des affaires. C’est à dire une facilité de la gestion du poste « client ». Le logiciel permet ainsi à l’entreprise d’avoir un contrôle sur le suivi des factures émises d’un client, de s’assurer du paiement des factures en cours, visualiser les retards de paiement et agir rapidement. Pour certains logiciels de facturation, l’utilisateur à la possibilité de programmer des relances automatiques vers les clients qui n’ont pas encore eu la possibilité de s’acquitter de leur facture. Ceci peut relever du détail, mais la relance client est nécessaire et significative sur la bonne santé de votre entreprise.
