Pour développer votre activité, avoir le sens des affaires n’est plus suffisant…
Afin d’avoir une complète mainmise sur votre organisation, le choix d’un progiciel de gestion intégré ou ERP est indispensable. Ce choix ne s’improvise cependant pas. Votre ERP doit être adapté à la taille de votre entreprise et à vos besoins. Le choix d’un bon ERP ou d’un ERP de remplacement impactera grandement et de façon positive votre productivité, vos performances et votre ROI.
Comment choisir un ERP ?
Alors vers quelle voie vous diriger ?
- Un ERP généraliste ou un ERP métier?
- Un ERP Cloud (en mode SAAS) ou plutôt un ERP sur site (On premise) ?
Pour bien choisir votre progiciel, voici quelques étapes à suivre….
Un métier, un ERP, avec le bon intégrateur
Il y a autant d’ERP que de types de métier. Il en existe pour la comptabilité, le négoce, le CRM et les ventes, les ressources humaines, l’inventaire, le stock, la partie commerciale… Certains ERP sont plutôt orientés vers un certain type d’industrie, de secteur, de cœur de métier, une taille d’entreprise ou même un certain chiffre d’affaires.
La première étape serait donc de définir les objectifs de l’ERP.
- Pour quelle entreprise
- La taille: nombre de salariés, de matériels, d’articles
- Le chiffre d’affaires
- Le nombre de filiales, d’agences, en France ou à l’étranger
- Prenez en considération les perspectives de croissance de votre organisation dans le choix de la solution
- La couverture fonctionnelle et les exigences futures
- Définir les fonctionnalités applicatives Solution web, application mobile, envoie de mail, interfaces possibles avec d’autres applications
- Définir le périmètre fonctionnel
- Son coût
- Le prix de la licence s’entend-t-il par utilisateurs nommées? utilisateurs connectés simultanément (concurrents) ? par matériel? ou par une clé de répartition?
- La solution sera-t-elle hébergé localement par vos soins? ou en mode SAAS?
- La prestation d’intégration est-elle forfaitaire ou en régie (au temps passé)
- Ludique / Userfriendly
- La prise en main doit être ludique
- Penser à la formation des équipes et au turnover
-
Un ERP Evolutif, scalable et durable
- Définissez et projetez-vous sur le nombre d’interfaces envisagés avec d’autres applications et avec quelle technologie; certaines applications n’ont pas passé l’ère des fichiers txt ou csv à celui des API / webservices (flux en live).
- Evaluez la montée en charge: tant en nombre d’utilisateurs et qu’en volume de données
- Faire le choix du dernier ERP à la mode ne fait pas tout. Le language de développement du logiciel est primordiale en cas de défaillance ou si votre intégrateur n’est pas en mesure de produire des évolutions. Rappelez-vous que derrière un ERP, c’est toute une équipe qui travaille à son bon fonctionnement. Qu’en est-il de la disponibilité de l’équipe en cas d’urgence? Le prestataire propose-t-il une formation pour pouvoir comprendre et maîtriser les fonctionnalités de son ERP? Y’a-t-il des mise-à-jour de prévues? Autant de questions qui vous serviront à mieux cerner le produit et à affiner vos recherches pour l’ERP qui vous correspondra le mieux.
- Support et maintenance
- Cout de la Maintenance et SAV
Une fois cette définition faite, tournez-vous vers une solution de gestion qui répond au mieux à vos exigences et à votre périmètre.
Ne choisissez en aucun cas un ERP juste pour sa notoriété: Il pourrait ne pas convenir à votre entreprise. «Surdimensionné», il vous obligerait même à vous lancer dans de nombreuses adaptations qui ne vous serviraient pas. Ces développements additionnels impacteront votre organisation: ils apporteraient plus de risques, de complexités à vos processus, de coûts, de délais et difficultés pour les montées de version. Le choix d’un ERP adapté vous permet d’avoir une solution toute faite, prête à l’emploi mais pour laquelle vous devrez adapter votre organisation. Vous y gagnerez ainsi avec un gain de temps non négligeable et moins de développements spécifiques à prévoir.
La seconde étape serait de choisir un intégrateur qui soit familier avec vos activités et votre métier rapidement: d’où le choix d’un expert. Il pourra ainsi comprendre vos problématiques et sera à même d’y répondre efficacement. Votre entreprise n’en sera que plus productive et son expert, expérience sur ces nombreuses installations vous ouvriront certaines approches inexploitées de votre métier.
Etant le garant de la mise en œuvre de votre solution applicative, l’expertise de l’intégrateur sera un critère prépondérant à évaluer. En effet, il doit être en mesure de comprendre vos exigences fonctionnelles et de customiser la solution selon vos besoins. L’intégrateur doit être en mesure de produire des solutions adaptées à votre activité, et garantir la mise en place d’un logiciel avec lequel vous pourrez exploiter pleinement son potentiel.
Un intégrateur doit avoir la maitrise de l’outil qu’il installe et être capable de résoudre, et apporter des solutions aux problèmes auxquels vous pouvez faire face.
L’intégrateur doit être apte à former vos équipes en vue d’un usage optimal de l’application. Pour ce faire, il doit bien naturellement disposer du niveau d’expertise nécessaire.
L’intégrateur de votre ERP doit se présenter comme un véritable partenaire pour votre organisation et avoir la capacité de vous accompagner dans chaque étape de votre développement, avec l’utilisation du logiciel de gestion.
À cet égard, choisissez un intégrateur ERP qui soit en mesure de vous fournir des solutions sur mesure, adaptées à votre métier. Un intégrateur qui connaît votre métier et qui propose des solutions spécifiquement conçues pour votre activité est effectivement capable de vous guider pour bien choisir une solution ERP, compte tenu de la taille de votre entreprise. Il sera également en mesure d’orienter votre équipe et de l’aider dans les prises de décision lors du déploiement de votre ERP.
Dans ce sens, les fonctionnalités de la solution proposée par l’intégrateur ERP représentent également un critère à prendre en compte. Il est nécessaire d’opter pour un intégrateur qui met en avant des solutions personnalisées, répondant réellement à vos besoins.
En outre, hormis les compétences et les aptitudes que vous devez exiger de l’intégrateur ERP, le coût représente également un critère à prendre en considération. Même s’il s’agit d’un parmi tous les critères listés, vous devez vous assurer que l’acquisition du progiciel de gestion est conforme à vos moyens financiers, et au budget que vous comptez allouer à la mise en place d’une telle solution.
